On vend un lot en copropriété, le notaire réclame le pré-état daté, et le syndic met trois semaines à répondre (quand il répond). Remplir soi-même un modèle Word vierge permet de garder la main sur le calendrier de la vente, à condition de savoir exactement quoi écrire dans chaque champ. Ce guide détaille la méthode concrète pour produire un pré-état daté fiable sans dépendre du syndic.
Pourquoi remplir un pré-état daté soi-même plutôt que passer par le syndic
Le pré-état daté n’est pas l’état daté. L’état daté, lui, reste obligatoirement établi par le syndic au moment de la signature de l’acte authentique. Le pré-état daté, exigé dès le compromis, peut être constitué par le vendeur lui-même.
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En pratique, beaucoup de syndics facturent cette prestation alors qu’elle n’entre pas dans leurs missions obligatoires. Remplir le pré-état daté soi-même est juridiquement valable et évite des frais parfois significatifs. La contrepartie : on assume la responsabilité de l’exactitude des informations transmises à l’acquéreur.
Un cas récemment relayé illustre bien le risque inverse. Une copropriété avait accumulé plus de 429 000 euros de dettes, alors que le pré-état daté réalisé par le syndic ne mentionnait ni dettes ni charges significatives. Passer par le syndic ne garantit donc pas un document fiable. Vérifier soi-même les sources reste la seule protection réelle.
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Documents à rassembler avant d’ouvrir le modèle Word
Avant de toucher au fichier, on prépare le dossier. Chaque champ du pré-état daté renvoie à un document précis. Si on n’a pas la source sous les yeux, on ne remplit pas le champ.
- Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales : ils contiennent les votes de travaux, le budget prévisionnel, les éventuelles procédures judiciaires en cours et les impayés de la copropriété.
- Les appels de fonds et relevés de charges des deux derniers exercices : ils permettent de calculer les sommes restant dues par le vendeur au syndicat, et inversement.
- Le carnet d’entretien de l’immeuble et la fiche synthétique de la copropriété : deux documents que le syndic doit mettre à disposition sur l’extranet de la copropriété.
- Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division : pour reporter les tantièmes exacts du lot vendu, ses parties privatives et l’usage autorisé.
La lecture des PV d’assemblée générale est l’étape la plus protectrice pour l’acquéreur. C’est là qu’on repère les travaux votés non encore appelés, les contentieux, les impayés globaux de la copropriété. Un pré-état daté rempli sans cette lecture est un document aveugle.
Pré-état daté vierge Word : remplir chaque section sans erreur
Le modèle Word reprend la structure imposée par la loi ALUR. On distingue trois blocs : informations financières, informations juridiques, informations techniques. Voici comment aborder chaque bloc avec les documents rassemblés.
Bloc financier du pré-état daté
C’est le bloc qui génère le plus d’erreurs quand on remplit à la main. On y reporte le montant des charges courantes du budget prévisionnel pour le lot concerné, les éventuelles charges hors budget (travaux votés en AG), et le solde des sommes dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires.
Pour chaque ligne, on croise le dernier appel de fonds reçu avec le PV de la dernière AG qui approuve les comptes. Si un écart apparaît, on se base sur le PV (document opposable). Les retours varient sur ce point selon les notaires, mais la règle reste de privilégier le document voté en assemblée.
Bloc juridique : procédures et règlement
On mentionne ici les procédures judiciaires en cours impliquant le syndicat des copropriétaires. Cette information figure dans les PV d’AG et, parfois, dans les courriers du syndic joints à l’ordre du jour.
On reporte aussi la destination du lot (habitation, commerce, usage mixte) telle que définie dans le règlement de copropriété, ainsi que les tantièmes de copropriété et de charges.
Bloc technique : carnet d’entretien et diagnostics
Le carnet d’entretien liste les travaux réalisés sur les parties communes (ravalement, toiture, ascenseur). On le joint ou on en reproduit les éléments clés. La fiche synthétique, obligatoire depuis la loi ALUR, résume les données financières et techniques de la copropriété en une page.
Si le syndic ne met pas ces documents à disposition sur l’extranet, on les demande par courrier recommandé. Le syndic a l’obligation légale de les fournir.
Erreurs fréquentes sur un pré-état daté rempli sous Word
Un modèle Word vierge ne calcule rien. Contrairement à un tableur ou un outil en ligne, il n’y a aucun contrôle automatique. Les erreurs les plus courantes :
- Reporter les tantièmes généraux au lieu des tantièmes de charges spécifiques au lot (chauffage collectif, ascenseur). Les deux lignes existent dans l’état descriptif de division.
- Oublier les travaux votés mais pas encore appelés : un ravalement voté à la dernière AG n’apparaît pas sur les appels de fonds tant que l’appel n’a pas été émis. Il doit figurer dans le pré-état daté.
- Ne pas actualiser les impayés : entre la date de rédaction du pré-état daté et la signature du compromis, un nouvel appel de fonds peut modifier le solde. Dater précisément le document et prévenir le notaire de tout décalage.
Transmettre le pré-état daté au notaire sans bloquer la vente
Le pré-état daté doit être annexé au compromis de vente. En pratique, on l’envoie au notaire en amont de la signature, accompagné des PV d’AG et de la fiche synthétique. Le notaire vérifie la cohérence du document avec les pièces justificatives.
Si un champ reste vide faute de document disponible, on le signale explicitement au notaire plutôt que de laisser un blanc. Un champ vide identifié vaut mieux qu’un chiffre approximatif qui pourrait fausser la répartition des charges entre vendeur et acquéreur.
Le pré-état daté ne remplace pas l’état daté que le syndic produira pour l’acte définitif. Il sécurise la phase du compromis en donnant à l’acquéreur une photographie financière et juridique du lot. Un document bien rempli, appuyé sur les sources comptables réelles de la copropriété, évite les allers-retours avec le notaire et les reports de signature qui fragilisent une vente.
